自社情報は、送信メールの差し込み項目のデフォルト値として利用します。
『伝票印刷』がインストールされている場合、現在の使用者情報が自動で転記されます。
後から変更したい場合は、メニュー画面左側のメニューの[その他]−[設定]から表示される「自社情報」画面で変更できます。
※ご注意
自社情報は可能な限り入力することをお勧めします。
メールテンプレート内に差し込み項目として設定されている項目が未設定の場合は、メールテンプレート内の差し込み情報は空欄になります。
メール送信前に送信待ち伝票の編集画面から【送信内容の確認・編集】、または送信時に【確認して送信】を選択して、画面から修正してから送信してください。
伝票種別設定
「メールテンプレート」とは、メールの作成時によく使う件名と本文をひな形(テンプレート)として保存することで、毎回の入力を省き、自動でメール送信できるようにしたものです。
新規にタイトル・本文に文を入力して(または他アプリからコピー貼り付け)、テンプレート名を設定して保存します。
また、「参照テンプレート名」欄で既存のテンプレートを選択すると、既存テンプレートのタイトル・本文を読み込みますので、
修正して新たなテンプレートとして保存することもできます。
左の「差し込み項目」一覧のボタンをクリックすると、編集画面上のカーソル(入力位置を示す縦棒)の位置に赤字で差し込み項目名が挿入されます。
削除したい場合は赤字の差し込み項目名を削除してください。
ご注意
ダウンロードURL:https://XXXXX
ダウンロードキー:xxxxxxx
ダウンロード有効期限:xxxx年xx月xx日
初期値メールテンプレートを利用する場合、各差し込み項目に対応する情報の入力が必要です。
用途 | メールテンプレート名 | 伝票情報 | 取引情報 | 自社情報 |
---|---|---|---|---|
ファイル添付 | 書類PDFサンプル(通常) | 伝票種別 添付ファイル名 | 取引先名 取引先部署 取引先担当者名 取引先敬称区分 自社担当者名 自社担当者部署 自社担当者メールアドレス | 自社会社名 自社TEL |
ファイル添付 | 書類PDFサンプル(シンプル) | 伝票種別 | 取引先名 取引先部署 取引先担当者名 取引先敬称区分 自社担当者名 自社担当者部署 自社担当者メールアドレス | 自社会社名 自社TEL |
ファイル添付 | 請求書PDFサンプル | 伝票種別 添付ファイル名 取引金額 取引年月日 | 取引先名 取引先部署 取引先担当者名 取引先敬称区分 自社担当者名 自社担当者部署 自社担当者メールアドレス | 自社会社名 自社TEL |
ファイル添付 | 見積書PDFサンプル | 伝票種別 | 取引先名 取引先部署 取引先担当者名 取引先敬称区分 自社担当者名 自社担当者部署 自社担当者メールアドレス | 自社会社名 自社TEL |
URL案内 | 書類URLサンプル(通常) | 伝票種別 添付ファイル名 | 取引先名 取引先部署 取引先担当者名 取引先敬称区分 自社担当者名 自社担当者部署 自社担当者メールアドレス | 自社会社名 自社TEL |
URL案内 | 書類URLサンプル(シンプル) | 伝票種別 | 取引先名 取引先部署 取引先担当者名 取引先敬称区分 自社担当者名 自社担当者部署 自社担当者メールアドレス | 自社会社名 自社TEL |
URL案内 | 請求書URLサンプル | 伝票種別 添付ファイル名 取引金額 取引年月日 | 取引先名 取引先部署 取引先担当者名 取引先敬称区分 自社担当者名 自社担当者部署 自社担当者メールアドレス | 自社会社名 自社TEL |
URL案内 | 見積書URLサンプル | 伝票種別 | 取引先名 取引先部署 取引先担当者名 取引先敬称区分 自社担当者名 自社担当者部署 自社担当者メールアドレス | 自社会社名 自社TEL |
テストメール | テストメールサンプル(通常) | 取引先名 取引先部署 取引先担当者名 取引先敬称区分 取引先メールアドレス 自社担当者名 自社担当者部署 自社担当者メールアドレス | 自社会社名 自社TEL | |
テストメール | テストメールサンプル(シンプル) | 取引先名 取引先部署 取引先担当者名 取引先敬称区分 取引先メールアドレス 自社担当者名 自社担当者部署 自社担当者メールアドレス | 自社会社名 自社TEL |
インポート(読み込み)可能なファイルは、各項目がカンマやタブで区切られたテキストファイルです。
この画面でインポートするファイルの情報を設定します。
※ 取引先データの「伝票送付方法」はインポートできません。個別設定が必要な場合はインポート後に設定してください。
※ 重複した取引先コードは登録できません。インポート時に重複した取引先コードがあった場合「上書きするか、インポートしないか」を選択するメッセージが表示されます。
取引先のデータを各項目がカンマやタブで区切られたテキストファイルに書き出します。
『伝票印刷 13/12』『指定伝票 12』得意先台帳ツール、『伝票印刷 13/12』得意先台帳Excelブック、『伝票革命 12』得意先台帳のデータ用に、『伝票送付』の取引先データをエクスポートすることができます。
送信したい電子伝票(PDFファイル)を指定
※ パスワードが設定されているPDF読み込み時、右側画面が表示されてパスワードの入力を促されます。
複数ページあるPDF伝票を分割することも可能です。
左のプレビュー画面で表示されている1ページを1伝票とする場合
⇒【このページで1伝票】ボタンをクリック
左のプレビュー画面で表示されているページを開始ページにする場合
⇒【開始に指定】ボタンをクリック
左のプレビュー画面で表示されているページを終了ページにする場合
⇒【終了に指定】ボタンをクリック
※ 一度保存して終了すると、「送信待ち伝票一覧」から分割することができませんので、この画面で分割処理は完了させてください
Toと返信先はこの画面では変更できません。
ご注意
ご注意
ダウンロードURL:https://XXXXX
ダウンロードキー:xxxxxxx
ダウンロード有効期限:xxxx年xx月xx日
〇【全て選択】全行の選択チェックボックスにチェックを入れます。
〇【全て解除】全行の選択チェックボックスのチェックを外します。
以下の指示は選択チェックボックスにチェックされた行に対する指示です。
〇【すぐ送信】メール内容を確認することなく選択行の伝票をメール送信します。
〇【確認して送信】メール設定画面で送付先指定・タイトル・本文を確認して、必要ならば修正して送ります
送信された伝票データは、送信待ち伝票一覧から送信済み伝票一覧に移動します。
〇【編集】取り込んだ電子伝票の登録内容を確認・修正します。
〇【削除】送信待ち伝票を削除します。一度削除した伝票は復元できません。削除履歴も残りません。
〇列の見出し
見出しをクリックすると、行を並べ替えます。一回クリックすると昇順、もう一度クリックすると降順に並び換えします。
〇【全て選択】全行の選択チェックボックスにチェックを入れます。
〇【全て解除】全行の選択チェックボックスのチェックを外します。
以下の作業は、選択チェックボックスにチェックが入っている送信済み伝票を対象にしています。
〇【すぐ再送信】選択された送信済み伝票を確認画面を出さないですぐに再送信します。
〇【確認して再送信】メールの内容を確認して、メールを再送信します。この画面ではメールの変更はできません。(図1参照)
〇【コピー】選択された送信済み伝票を修正して送信待ち一覧に追加します。(図2参照)
〇【参照】選択された送信済み伝票の登録内容を確認します。(図3参照)
〇【編集】選択された送信済み伝票の取引情報の内容を変更します。(図4参照)
〇【印刷】選択された送信済み伝票のPDFのプレビュー画面を表示して、プレビュー画面内の【印刷】ボタンで印刷を行います。(図5参照)
〇【PDF出力】選択された送信済み伝票のPDFファイルを指定フォルダに書き出して取得します。
〇【CSV出力】選択された送信済み伝票の登録情報をCSVファイルに書き出します。
〇【削除】選択された送信済み伝票を削除して、削除履歴に登録します。
〇【検索条件】送信済み伝票を取引情報を元に検索できます。(図6参照)
〇【検索リセット】検索条件を消して、全件表示します。
〇【〇〇件中〇〇件表示】一覧画面の最大表示件数、表示項目、表示項目の並び順、送信済伝票の並び順のデフォルトを変更します。(図7参照)
![]() |
|||
---|---|---|---|
▼図1 確認して再送信![]() |
▼図2 コピー![]() |
▼図3 参照![]() |
▼図4 編集![]() |
▼図5 印刷![]() |
▼図6 検索条件![]() |
▼図7 〇〇件中〇〇件表示![]() |
送信済み伝票を何らかの理由で削除された場合、この一覧に削除日時と送付済み伝票の情報が履歴として追加されます。
※ 削除履歴は消せません。これは『電子帳簿保存法』に準拠した仕様です。
〇列の見出し
見出しをクリックすると、行を並べ替えます。一回クリックすると昇順、もう一度クリックすると降順に並び換えします。
受信した電子伝票(PDFファイル)を指定
※ パスワードが設定されているPDF読み込み時、右側画面が表示されてパスワードの入力を促されます。
ファイルごとに、左のプレビュー画面に表示されます。(次ページ、前ページへの移動は「ページ切替」で行います)
■手順※ 複数個のファイルを取り込んだ場合は必要な分すべて【保存】してから【閉じる】をクリックします(操作の途中で保存したファイルを確認・修正したい場合には、画面右上の「伝票選択:」のプルダウンメニューでファイルを選択し、確認・修正を行ってください)。
〇【全て選択】全行の選択チェックボックスにチェックを入れます。
〇【全て解除】全行の選択チェックボックスのチェックを外します。
以下の作業は、選択チェックボックスにチェックが入っている保管済み伝票を対象にしています。
〇【編集】選択された保管済み伝票の登録内容を変更します。
〇【印刷】選択された保管済み伝票のPDFのプレビュー画面を表示して、プレビュー画面内の【印刷】ボタンで印刷を行います。
〇【PDF出力】選択された保管済み伝票のPDFファイルを指定フォルダに書き出して取得します。
〇【CSV出力】選択された保管済み伝票の登録情報をCSVファイルに書き出します。
〇【削除】選択された保管済み伝票を削除して、削除履歴に登録します。
〇【検索条件】保管済み伝票を取引情報を元に検索できます。
〇【検索リセット】検索条件を消して、全件表示します。
〇「〇〇件中〇〇件表示」一覧画面の最大表示件数、表示項目、表示項目の並び順、送信済伝票の並び順のデフォルトを変更します。
保管済み伝票を何らかの理由で削除された場合、この一覧に削除日時と保管済み伝票の情報が履歴として追加されます。
※ 削除履歴は消せません。これは『電子帳簿保存法』に準拠した仕様です。
〇列の見出し
見出しをクリックすると、行を並べ替えます。一回クリックすると昇順、もう一度クリックすると降順に並び換えします。
電子伝票は7年間の保管が義務付けられています。 大量のデータが保管されていくと、アプリケーションが遅くなりますので、毎年、経理年度単位で前年の電子伝票を外部媒体に書き出して保存しておく運用をお勧めします。
書き出し対象データの選択
書き出す伝票の期間を、日付(取引日)指定します。
対象ファイル
【参照】ボタンをクリックして出力ファイルを指定します。
指定した取引日の送信済み伝票(削除履歴を含みます)、保管済み伝票(削除履歴を含みます)、 PDFファイルをまとめて書き出します。(ZRQファイル)
※ 出力した伝票データはアプリから削除されます。対象ファイル
□バックアップ履歴から取り込み対象を選択する
チェックがある場合は書き出し履歴から、チェックがない場合にはファイルを直接指定します。
【参照】ボタンをクリックして、ZRQファイルを指定して伝票情報を取り込みます。
取り込んだデータが現在のデータに追加されて、内容を確認できるようになります。
以下の全データを圧縮したバックアップファイル(zipファイル)を、簡単に作成できます。
<作成方法>
※ データ量に比例して、バックアップ処理時間は長くなります。
※ バックアップファイル(zipファイル)を解凍しても、PDFファイルの起動はできません。
「設定」画面にて設定します。詳細はこちらをご覧ください。
<復元方法>
チェック | |
---|---|
有 | 手順4で【選択】ボタンをクリックすると「バックアップ履歴」画面が表示されます。 同一PCで以前、バックアップを取った場合にはチェックを付けます。 |
無 | 手順4で【選択】ボタンをクリックすると「開く」画面が表示されますので、任意の場所にあるバックアップファイルを選択します。PCを変更しデータ移行する場合などはチェックを外します。 |
<復元方法>
チェック | |
---|---|
有 | 手順4で【選択】ボタンをクリックすると「バックアップ履歴」画面が表示されます。 同一PCで以前、バックアップを取った場合にはチェックを付けます。 |
無 | 手順4で【選択】ボタンをクリックすると「開く」画面が表示されますので、任意の場所にあるバックアップファイルを選択します。PCを変更しデータ移行する場合などはチェックを外します。 |
送信待ち伝票一覧画面/送信済み伝票一覧画面/保管済み伝票一覧画面/取引先一覧画面の画面表示に関する制御ができます。
メニュー画面[その他]-[設定]をクリックし、「設定」画面にて[基本設定]-[起動・終了]をクリックします。
【パスワードを変更する】ボタンをクリックします。
「現在のパスワード」、「新しいパスワード(半角4文字以上)」、「新しいパスワード(再入力)」を間違いのないように入力し【変更】ボタンをクリックします。
「設定」画面の【保存】ボタンをクリックし、変更したパスワードを保存します。
ご注意
起動パスワードを設定するのチェックを外します。
「解除」画面にて現在のパスワードを入力し、【解除】ボタンをクリックします。
「設定」画面は【保存】ボタンをクリックし、パスワードを解除します。