指定伝票 12 のＱ＆Ａ

『指定伝票 12』についてよくあるご質問をご紹介します。

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Excel（またはAccess、テキスト形式）のデータをフォーム上に読み込みたい

下記の手順にてフォーム上にExcel（またはAccess、テキスト形式）データの読み込みが可能です。

フォーム画面の[ファイル]－［データの読み込み（エクセル/アクセス/テキスト）］をクリックします。
「対応付けるファイルの種類を選択」画面が表示されるので、ファイルの種類（今回はExcelファイル）を指定して【OK】をクリックします。
「ファイルを開く」画面が表示されます。利用したいファイルをクリックし、【開く】をクリックします。
「データ読み込み方法の選択」が表示されます。「新たに対応づけを行う」を選択して、【次へ】をクリックします。（以前に流し込みを行って、対応づけを保存されている場合は、「ユーザー定義ファイルを使用する」を選択すると､以前の対応付けを利用することができます。）
「シートの選択」画面が表示されます。ファイルに複数のシートがある場合、読み込むデータがあるシートを選択し、【次へ】をクリックします。
フォーム上のスペースに数字が表示され、「スペースとデータの対応づけ」画面が表示されます。ここでフォームのスペースとデータの列(縦の並び)を関連付けます。対応するスペースとデータの列をそれぞれクリックし､両方反転させた状態で【確定】をクリックします。
確定するとそのスペースと列の表示色が変わり、スペースの数字が表の列の項目に表示されるようになります。確定した列の対応づけを解除したい場合は、その列をクリックして選択し、反転した状態で【取り消し】をクリックします。
※データの列(縦の並び)を合成・分割する事も可能です。詳細は、合成の手順 »　分割の手順 »をご覧ください。
必要な項目をすべて対応づけたら【次へ】をクリックします。
フォームに読み込む行を選択します。[Shift]キーまたは[Ctrl]キーを押しながらデータをクリックして反転させます。全ての行を選択する場合は、【すべて選択】を押します。【次へ】をクリックします。
（この「読み込むデータの範囲の指定」画面にて【戻る】ボタンをクリックすれば、対応づけの修正も可能です。）
伝票類など明細欄のあるフォームで、明細欄以外（宛名や備考欄など）についても対応づけを行う場合、「ページ区切り基準の設定」画面が表示されます。どのデータを基準にページを区切るかを指定します。必要のない場合は【設定しないで次へ】をクリックします。
「ページ区切りの指定」画面が表示されます。内容を確認し、必要な場合は修正します。マウスの右ボタンを押すと、ポップアップメニューが表示されます。区切りの追加設定や解除はここから行うことができます。また表示されている「ページ区切り」をドラッグして移動させることもできます。修正、確認を終えたら【完了】をクリックします。
今回行った対応づけの手順を定義として保存するか確認のメッセージが表示されます。
保存しておくと、次回からは「4」の「データ読み込み方法の選択」画面で、「ユーザー定義ファイルを使用する」を選択し、保存した定義を指定することで、自動的に対応づけを行って「5」～「8」の手順を省略できます。
フォーム画面にExcelのデータが流し込まれ､対応づけられたデータが表示されます。

■ご注意

チェックスペースの○は数字の「1」に相当します。
次回同じフォームで同じファイルを読み込む場合は、フォーム画面の[ファイル]－［データの再読み込み］が便利です（「12」の定義ファイルを保存し、ファイルは同じ場所にあることが条件です）。データの再読み込みを行なうと、対応付けが省略され「読み込むデータの範囲の指定」画面が表示されますが、ここで【戻る】ボタンをクリックすれば、対応づけの修正も可能です。

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