給与印刷 10

柔軟なマイナンバー機能を実現

マイナンバー、PCで保管?紙で保管?『給与印刷 10』はどちらにも対応 NEW

マイナンバー

平成28年1月よりマイナンバー制度が導入されました。
会社では、従業員やその扶養親族のマイナンバーを取得し関連帳票に記載して、提出する必要があります。

ご参考:小規模事業者必見!マイナンバーガイドラインのかんどころ〜入社から退職まで〜pdf
(個人情報保護委員会のサイトにジャンプします)

小規模事業者様向けに、マイナンバーの管理方法と『給与印刷 10』での対応方法についてご紹介します。


  • マイナンバーを「パソコン管理」にするか
  • マイナンバーを「紙で管理」にするか

によって、その後の処理が変わってきます。『給与印刷 10』では、「パソコンでマイナンバー保管」or「紙でマイナンバー保管」どちらの方も利用できる「マイナンバー」機能をご用意しました。

マイナンバー PCで保管or紙で保管

『給与印刷 10』のマイナンバー機能は、お客様が決めた方法でマイナンバーの管理ができます。

『給与印刷 10』のマイナンバー管理機能 »


1:マイナンバー管理の流れ

ガイドラインに則して従業員のマイナンバーを収集します。
マイナンバーの収集や規程作成にお悩みのお客様には、既製品のマイナンバー収集セットや規程集がおススメです。

※『給与印刷 10』ではマイナンバーの収集や規程には対応しておりません。上記製品などのご利用をおすすめしております。

2:マイナンバーの保管・利用

社員からのマイナンバーを収集したら、次に取り組むべき問題は大きく分けて以下の三つです。

  1. マイナンバーをどう保管する?

  2. 源泉徴収票など法定調書への印刷出力はどうする?

  3. マイナンバーの安全対策はどうする?

『給与印刷 10』では、以下の3つのパターンを想定し対応します。

  1. 『給与印刷 10』でトータル管理する ⇒ Excel管理ブックの利用

    『給与印刷10』でマイナンバーを 保管する 印刷出力する 安全対策する

    上記1,2,3のすべてを『給与印刷10』でおこなうパターンです。

    手順
    1. まず『給与印刷 10』で個人番号管理者とパスワードを設定します

    2. 収集したマイナンバーを『給与印刷 10』給与Excelブックの社員台帳・扶養親族台帳に登録します。

      社員台帳
      社員台帳
      扶養親族台帳
      扶養親族台帳

      マイナンバーは暗号化され、Excelとは別に保存されます。また登録時にマイナンバーの桁数や正当性をチェックしているので、入力間違いを防げます

    3. 毎月の給与計算などの際は、パスワードを入力してログインしない限り、登録済のマイナンバーは表示されません(***で表示されます)

    4. 源泉徴収票などを印刷する際は、個人番号管理者でログインすれば、マイナンバーも印刷できます

    5. マイナンバー登録・修正・閲覧・削除・印刷などの作業をしたときは、使用履歴に記録されます

      個人番号取扱履歴
      個人番号取扱履歴
    ※パソコンの盗難予防やデータ持ち出しの予防などは、ご自身で行っていただく必要があります
  2. 『給与印刷 10』を出力ツールとして利用 ⇒ 外部データの読み込み

    『給与印刷10』でマイナンバーを 保管しない 印刷出力する 安全対策する

    マイナンバーおよび賃金データははExcelやクラウドなどで管理していて、それを印刷出力する手段をお探しの方に。
    源泉徴収票などに印刷したい内容を、CSV(Excel、Accessも可)ファイルでご用意いただければ、『給与印刷 10』の各用紙フォームにデータを差し込んですぐに印刷することができます。

    手順
    1. まず『給与印刷 10』で個人番号管理者とパスワードを設定します

    2. Excel・クラウド等お使いのアプリケーションから、源泉徴収票などに印刷する内容をCSV(Excel、Accessも可)ファイルで用意してください

    3. 『給与印刷 10』で個人番号管理者でログインし、源泉徴収票などのフォームに上記データを取り込んで印刷します。マスタやデータの登録は必要ありません。印刷後保存せずに終了すれば、『給与印刷 10』にはマイナンバーは残りません

    4. マイナンバー印刷の作業は『給与印刷 10』の個人番号取扱履歴に記録されます

    ※『給与印刷 10』のフォームに取り込むまでのマイナンバーの案税対策や使用ログは、ご自身で別途記録してください
  3. マイナンバーは紙で管理する ⇒ パソコンに持ち込まない

    『給与印刷10』でマイナンバーを 保管しない 印刷出力しない 安全対策しない

    パソコンにマイナンバーを取り込みたくないという方に。『給与印刷 10』では、マイナンバーをまったく入力せずにご利用いただくことも可能です。
    源泉徴収票などには、あらかじめマイナンバー欄を削除した印刷フォームをご用意しています。

    手順
    1. マイナンバー管理はお客様ご自身で紙製品などでおこなってください

    2. 『給与印刷 10』でマイナンバー以外の項目を入力、印刷します。マイナンバー欄が削除されたフォームをご利用ください。

    3. マイナンバーは印刷後に手書きするなどしてください

    ※この方法では『給与印刷 10』ではマイナンバーを扱わないため、取扱履歴は残りません。ご自分で履歴を記録してください
マイナンバーガイドラインへの対応
ガイドラインで示された業務手順 『給与印刷10』でのマイナンバー対応(上記1〜3)
業務手順 規程内容 1:トータル管理 2:差込印刷 3:紙で管理 一般的なソフトの対応 給与印刷の特徴
取得 個人番号の収集 おススメ:マイナンバー収集用の文具製品 - -
保管 個人番号(従業員・扶養者)の保管

給与管理Excelブック「従業員・扶養者シート」へのマイナンバー登録

※一括バックアップ機能あり

お客様にて管理・運用

※独自ファイルの作成

お客様にて管理・運用

※PCには入力せず紙で保管

従業員・扶養親族のマイナンバー登録

PCにマイナンバー保管してもしなくてもOK

「1:トータル管理」の場合、扶養親族は10人まで登録可能

利用 法定調書等の作成

マイナンバー対応フォームへの転記・印刷

マイナンバー対応フォームへのデータ読み込み・印刷

マイナンバー以外の項目をフォーム印刷

※マイナンバーは印刷後に手書き等で対応

マイナンバー記載帳票への対応

マイナンバーの対応をPCでしてもしなくてもよい

提供 所轄税務署等へ法定調書の届出 - - - - -
破棄・削除 個人番号の削除

マイナンバー取り扱い担当者による削除

法定保存期間を超えた番号の削除通知

退職者などのマイナンバー廃棄への対応※繰り越し時の削除

お客様にて管理・運用

お客様にて管理・運用

削除機能

通知機能

安全管理措置 1:トータル管理 2:差込印刷 3:紙で管理 一般的なソフトの対応 給与印刷の特徴
委託 委託先の監督

マイナンバー規定集のご案内

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基本方針 基本方針の策定
取扱規程 個人番号取扱に関する規程策定
組織的 1.組織体制の整備 - - - - -
2.取扱規程等に基づく運用

個人番号取扱履歴の取得(個人番号の登録、変更、削除、出力などの記録)

個人番号取扱履歴の取得(個人番号の印刷などの記録)

個人番号取扱履歴は紙製品などで管理

ログの取得

使い方に応じた履歴の取得

3.取扱状況を確認する手段の整備

個人番号取扱履歴の閲覧機能、個人番号取扱履歴のCSV出力機能

個人番号取扱履歴は紙製品などで管理

ログの閲覧・出力

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4.情報漏えい時の体制整備 - - - - -
5.安全管理措置の評価、見直し、改善 - - - - -
人的 1.事務担当者の監督 - - - - -
2.事務担当者への周知・教育 - - - - -
物理的 1.マイナンバー取り扱い区域の管理 - - - - -
2.機器及び電子媒体等の盗難等の防止 - - - - -
3.電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止

データの暗号化、パスワード付与

パスワード付与

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データの暗号化など

4.マイナンバーの削除、機器及び電子媒体等の廃棄

削除機能、法定保存期間を超えた番号の通知機能

お客様にて管理・運用

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技術的 1.アクセス制御

個人番号取扱担当者の登録(担当者ごとにパスワードを設定)

アクセス機能制限(パスワード機能により個人番号取扱担当者のみ個人番号の閲覧や登録、マイナンバー対応フォームの印刷が可能)

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マイナンバー取扱担当者の登録、アクセス機能制限、パスワード機能など

マイナンバーを文具製品で管理する場合は、PC(給与印刷)での個人番号取扱担当者の設定は不要です

2.アクセス者の識別と認証 -
3.外部からの不正アクセス等の防止 - - - - -
4.情報漏えい等の防止

データの暗号化、パスワード付与

パスワード付与、保存が生じた場合はデータの暗号化

お客様にて管理・運用

データの暗号化など

PCで入力の場合、いずれの使用方法でも暗号化措置が取られているため漏えい対策も万全です

※個人番号取扱履歴機能:権限を持つどのユーザーが何を行ったかを記録します(ログイン・ログアウトは記録しません)



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